В государственную Думу внесен проект, который позволит создавать электронные дубликаты бумажных документов и конвертировать электронные документы в новые форматы, а также установить правила хранения электронной документации.
Так например, организации смогут создавать электронные дубликаты документов. Они будут равнозначными бумажным документам. Срок хранения бумажных документов при наличии электронных дубликатов можно будет сократить. Этот срок должен быть не меньше года с даты создания дубликата, например скана бумажного документа. Дубликат должен содержать все реквизиты оригинала. Требования к созданию электронных дубликатов установит правительство. Также оно определит виды документов, которые продублировать будет нельзя.
В проекте указаны документы, для которых можно создавать электронные дубликаты, например: письменное согласие на обработку персональных данных, его отзыв; документы, предусмотренные ст. 7 Закона о противодействии легализации преступных доходов; предварительное согласие абонента или адресата на получение рекламы; договор об оказании услуг связи и др.
Хранение электронных документов в организации должно обеспечивать возможность использовать их на протяжении всего срока хранения. Это касается и возможности передавать документы третьим лицам.
Если на хранение поступит электронный документ, который раньше не обрабатывался, в информационной системе нужно будет зафиксировать дату передачи на хранение, отправителя, формат и другие данные, его опись. Третьим лицам электронный документ нужно будет выдавать вместе с описью. Ее нужно будет заверить усиленной квалифицированной электронной подписью.
